Un PFA trebuie sa tina o evidenta clara a veniturilor, cheltuielilor si documentelor folosite la calculul obligatiilor fiscale. Indiferent de domeniul de activitate, evidenta clara a incasarilor si platilor este necesara pentru determinarea corecta a obligatiilor catre bugetul de stat. In acest context, registrul de evidenta fiscala centralizeaza informatiile necesare pentru stabilirea venitului net anual sau a pierderii nete anuale.
Chiar daca unele proceduri administrative au fost simplificate, completarea corecta a acestui document ramane o sarcina de baza pentru prevenirea neconcordantelor in relatia cu organele fiscale. Intelegerea modului in care functioneaza registrul de evidenta fiscala, a datelor care se inregistreaza si a termenelor aplicabile ajuta la pastrarea unei evidente fiscale mai clare.
Ce este registrul de evidenta fiscala
Registrul de evidenta fiscala este reglementat de Codul fiscal si de Ordinul MFP nr. 3254/2017. Pentru persoanele care determina venitul net in sistem real, registrul cuprinde informatiile folosite la stabilirea venitului net anual sau a pierderii nete anuale.
Spre deosebire de Registrul-Jurnal de Incasari si Plati, care inregistreaza fiecare operatiune baneasca in ordine cronologica pe baza fluxului de numerar sau cont bancar, registrul de evidenta fiscala centralizeaza anual informatiile necesare pentru fiecare sursa de venit. Scopul sau principal este de a grupa veniturile impozabile si cheltuielile deductibile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, iar informatiile din registru stau la baza completarii Declaratiei unice.
Registrul trebuie sa permita identificarea veniturilor si cheltuielilor folosite la determinarea venitului net anual sau a pierderii nete anuale si sa corespunda informatiilor declarate.
Cine este obligat sa il completeze
Obligatia de a mentine registrul de evidenta fiscala difera in functie de regimul de impozitare ales de catre PFA:
1. PFA in sistem real
Persoanele fizice autorizate care determina venitul net anual pe baza datelor din contabilitate (in sistem real) au obligatia sa completeze registrul cu informatiile privind veniturile si cheltuielile aferente fiecarei surse de venit. Pentru acesti contribuabili, registrul cuprinde totalul veniturilor si al cheltuielilor deductibile, stabilite pe baza documentelor justificative si a evidentei contabile. Venitul net se determina ca diferenta intre venitul brut si cheltuielile deductibile.
2. PFA la norma de venit
In cazul PFA-urilor care sunt impozitate pe baza normelor anuale de venit, se aplica o regula mai simpla. Acesti contribuabili completeaza numai partea referitoare la venituri. Cheltuielile efective nu se inscriu in registru si nu influenteaza venitul net stabilit pe baza normei anuale de venit, ajustata dupa caz.
3. Profesii libere si drepturi de proprietate intelectuala
Pentru veniturile din drepturi de proprietate intelectuala, obligatia depinde de modul de determinare a venitului. Daca impozitul este calculat si retinut la sursa ca impozit final de un platitor care conduce evidenta contabila, beneficiarul nu completeaza registrul pentru acel venit. Daca venitul net este determinat in sistem real, se aplica regulile de evidenta corespunzatoare acestui sistem.
Daca activitatea se desfasoara intr-o asociere fara personalitate juridica, obligatiile privind registrul revin asociatului desemnat prin contract sa raspunda pentru obligatiile asocierii fata de autoritatile publice.
Ce inregistrezi in registrul de evidenta fiscala
Pentru determinarea rezultatului fiscal al activitatii, in registrul de evidenta fiscala se inscriu datele centralizate extrase din documentele justificative si din Registrul-Jurnal de Incasari si Plati.
A. Totalul veniturilor brute
Venitul brut cuprinde veniturile in bani si in natura obtinute din activitate, cu exceptiile prevazute de Codul fiscal, precum:
Veniturile obtinute din prestarea de servicii sau vanzarea de bunuri si produse;
Castigurile din transferul activelor din patrimoniul afacerii, in conditiile Codului fiscal;
Veniturile din dobanzi aferente creantelor comerciale sau altor creante folosite in legatura cu activitatea si, dupa caz, dobanzile aferente disponibilitatilor banesti ale afacerii.
B. Totalul cheltuielilor deductibile
Se inscriu cheltuielile deductibile si cheltuielile deductibile limitat, daca sunt efectuate in scopul activitatii, sunt justificate prin documente si respecta conditiile si limitele prevazute de Codul fiscal:
Achizitiile de materii prime, materiale consumabile, marfuri sau servicii de la terti;
Cheltuielile cu utilitatile (energie, gaz, internet, telefonie) aferente sediului profesional;
Cheltuielile cu serviciile necesare desfasurarii activitatii, precum serviciile de contabilitate PFA, IT sau alte servicii contractate;
Amortizarea fiscala a mijloacelor fixe utilizate in activitate (echipamente, utilaje, mijloace de transport);
Cheltuielile cu primele de asigurare pentru activele din patrimoniul afacerii.
Nota: CAS si CASS datorate de titular nu se inregistreaza in Registrul de evidenta fiscala. Acestea se iau in calcul ulterior, la stabilirea venitului net anual impozabil, potrivit regulilor aplicabile.
Ce NU se inregistreaza in registrul de evidenta fiscala:
Aporturile in numerar sau transferurile personale efectuate de titular in contul PFA;
Sumele primite sub forma de credite bancare sau imprumuturi;
Sumele primite ca despagubiri;
Sumele sau bunurile primite sub forma de sponsorizari, mecenat ori donatii;
Cheltuielile personale ale titularului, fara legatura cu activitatea economica;
Amenzile, penalitatile si majorarile de intarziere datorate autoritatilor publice.
Cum se completeaza registrul: repere generale
Completarea registrului presupune verificarea documentelor si corelarea datelor cu informatiile declarate.
Pasul 1: Colectarea si verificarea documentelor justificative
Inainte de inregistrare, este recomandat ca toate documentele financiare ale anului fiscal (facturi, chitante, extrase de cont) sa fie verificate si clasate cronologic.
Pasul 2: Centralizarea incasarilor si platilor
Pe baza Registrului-Jurnal de Incasari si Plati, se stabilesc totalurile de venituri si cheltuieli. Pentru un PFA neinregistrat in scopuri de TVA, TVA aferenta unei achizitii urmeaza tratamentul fiscal al cheltuielii de baza. Includerea acesteia depinde de natura cheltuielii si de conditiile de deductibilitate aplicabile.
Pasul 3: Analiza deductibilitatii cheltuielilor
Cheltuielile pot fi grupate in trei categorii:
Complet deductibile: aferente integral activitatii economice;
Partial deductibile: supuse unor limite stabilite de Codul fiscal (de exemplu, cheltuielile cu vehiculele folosite mixt sau cheltuielile de protocol);
Nedeductibile: destinate uzului personal sau neprevazute de norme.
Pasul 4: Calculul venitului net anual
Calculul se realizaza prin aplicarea formulei de baza:
{Venit Net Anual} = {Total Venituri Brute Impozabile} – {Total Cheltuieli Deductibile}
Venitul net anual este unul dintre elementele folosite la calculul obligatiilor fiscale. Venitul net anual impozabil se stabileste dupa aplicarea regulilor privind pierderile fiscale reportate si deducerea CAS si CASS, dupa caz.
Pasul 5: Inscrierea datelor
Informatiile sintetice se noteaza in registrul de evidenta fiscala pentru anul fiscal respectiv. Registrul se completeaza anual, cel tarziu pana la termenul legal de depunere a Declaratiei unice. Pentru veniturile realizate in 2025, termenul a fost 25 mai 2026.
Format si pastrare: varianta pe hartie si varianta electronica
Registrul poate fi tinut in forma scrisa sau electronica.
Varianta fizica (pe hartie)
Registrul poate fi tinut in forma scrisa, intr-un singur exemplar, cu respectarea modelului prevazut de Ordinul MFP nr. 3254/2017 si fara randuri libere. Ordinul nu prevede inregistrarea sau vizarea prealabila a registrului la ANAF.
Varianta electronica
Registrul poate fi tinut si in format electronic, cu respectarea modelului si continutului prevazute de Ordinul MFP nr. 3254/2017. Ordinul nu prevede obtinerea unei aprobari prealabile din partea organului fiscal.
Perioada si conditiile de pastrare
Registrul de evidenta fiscala se pastreaza la domiciliul fiscal al contribuabilului, in forma scrisa sau electronica. Registrele contabile obligatorii si documentele justificative se pastreaza timp de 5 ani, calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui in care au fost intocmite.
Organizarea documentelor pe ani usureaza verificarea si arhivarea acestora. Daca volumul documentelor este mare sau situatia fiscala este neclara, poti cere sprijinul unui expert contabil sau al unui consultant fiscal autorizat.
Erori frecvente de verificat
La completarea registrului pot aparea erori sau diferente intre evidenta contribuabilului si datele declarate.
Includerea cheltuielilor personale
Cheltuielile personale nu sunt deductibile. Separarea platilor personale de cele aferente activitatii ajuta la o evidenta mai clara.
Confuzia intre Registrul-Jurnal si Registrul de Evidenta Fiscala
Registrul-jurnal de incasari si plati inregistreaza cronologic sumele incasate si platite, in numerar sau prin conturi bancare. Registrul de evidenta fiscala centralizeaza anual elementele folosite la determinarea venitului net sau a pierderii.
Depasirea limitelor la cheltuielile partial deductibile
Pentru vehiculele care nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii, deductibilitatea unor cheltuieli poate fi limitata la 50%, daca sunt indeplinite conditiile prevazute de Codul fiscal si nu se aplica una dintre exceptiile legale.
Lipsa documentelor justificative conforme
Cheltuielile care nu pot fi justificate prin documente corespunzatoare pot fi considerate nedeductibile.
Neconcordante intre registru si Declaratia Unica
Venitul net sau pierderea stabilita pe baza registrului trebuie sa corespunda datelor inscrise in Declaratia unica sau, dupa caz, in declaratia rectificativa.
Intrebari frecvente
1. Este necesara inregistrarea registrului de evidenta fiscala la ANAF inainte de utilizare?
Nu. Normele oficiale nu impun depunerea sau vizarea prealabila a registrului la organul fiscal teritorial. Registrul se intocmeste de contribuabil si se pastreaza la domiciliul fiscal. Pentru sprijin privind evidenta contabila sau fiscala, contribuabilul poate apela la un expert contabil ori la un consultant fiscal autorizat.
2. PFA la norma de venit inregistreaza si cheltuielile in acest registru?
Nu. Persoanele fizice autorizate impuse pe baza normelor de venit au obligatia de a completa in registrul de evidenta fiscala exclusiv veniturile brute realizate. Inregistrarea cheltuielilor nu este solicitata in acest regim.
3. Cat de des se completeaza registrul de evidenta fiscala?
Registrul se completeaza anual, cel tarziu pana la termenul legal de depunere a Declaratiei unice.
4. Ce se intampla daca registrul contine erori de calcul?
Registrul se modifica ori de cate ori se constata diferente fata de datele inregistrate initial. Daca diferentele afecteaza datele deja declarate, se depune o declaratie rectificativa, potrivit regulilor aplicabile.
5. Se poate folosi un fisier Excel pentru registrul de evidenta fiscala?
Da. Registrul poate fi tinut in format electronic, inclusiv intr-un fisier tabelar, daca respecta modelul si continutul prevazute de Ordinul MFP nr. 3254/2017.
Informatiile din acest articol au caracter general si se bazeaza pe regulile in vigoare la data publicarii.