Pentru un PFA impozitat in sistem real, cheltuielile deductibile se scad din venitul brut la calculul venitului net anual.
Nu orice plata facuta din contul PFA devine automat deductibila. Cheltuiala trebuie sa aiba legatura cu activitatea, sa fie sustinuta prin documente si sa respecte regulile aplicabile categoriei din care face parte. Unele cheltuieli sunt deductibile integral, altele numai in anumite limite, iar cheltuielile personale nu se deduc.
Regulile de mai jos se aplica in principal PFA-urilor impozitate in sistem real. La norma de venit, impozitul se calculeaza pornind de la norma stabilita, nu din diferenta dintre incasari si cheltuielile efective. Cele doua sisteme sunt reglementate prin articolele 68 si 69 din Codul fiscal.
In acest articol vei gasi:
- conditiile generale pentru deducerea unei cheltuieli;
- documentele folosite pentru justificare si evidenta;
- exemple de categorii uzuale pentru un PFA;
- limitele aplicabile anumitor cheltuieli;
- situatiile in care este necesara o analiza individuala.
Conditii generale pentru cheltuielile deductibile PFA
Articolul 68 alin. (4) din Codul fiscal stabileste conditiile generale pentru cheltuielile unei activitati independente. In functie de natura lor, cheltuielile trebuie:
- sa fie efectuate in cadrul activitatii si justificate prin documente;
- sa fie incluse in exercitiul financiar al anului in care au fost platite;
- sa respecte regulile de amortizare, atunci cand plata priveste un bun amortizabil;
- sa respecte conditiile speciale prevazute pentru asigurari, deplasari, salariati sau contributii profesionale;
- sa fie separate de partea folosita in scop personal, atunci cand bunul sau serviciul are utilizare mixta.
Legatura cu activitatea se analizeaza in functie de ceea ce face PFA-ul. Un abonament la un program de editare poate fi justificat pentru un fotograf sau designer, in timp ce pentru o activitate fara legatura cu productia de continut ar fi necesara o explicatie clara a utilizarii sale. Acelasi principiu se aplica telefonului, internetului, echipamentelor si deplasarilor.
O verificare practica poate porni de la trei intrebari: cheltuiala a fost facuta pentru activitate, exista un document care descrie operatiunea si poate fi explicat modul in care bunul sau serviciul a fost folosit? Daca o plata acopera si nevoi personale, numai partea aferenta activitatii poate fi luata in calcul.
Documente justificative si evidenta cheltuielilor
O cheltuiala se inregistreaza pe baza documentelor care descriu operatiunea. In functie de situatie, acestea pot include:
- factura sau un alt document justificativ acceptat pentru operatiunea respectiva;
- dovada platii, precum extrasul de cont, chitanta sau documentul aferent platii cu cardul;
- contractul, comanda sau documentul care explica serviciul achizitionat;
- documentele de transport si cazare pentru o deplasare efectuata in scopul activitatii;
- foaia de parcurs, atunci cand se sustine utilizarea exclusiva a unui vehicul;
- documentele privind salariile, contributiile si beneficiile acordate angajatilor;
- fisa mijlocului fix si calculul amortizarii, cand este cazul.
Ordinul nr. 2.634/2015 arata informatiile principale pe care trebuie sa le contina un document justificativ: denumirea si numarul documentului, data, partile implicate, continutul operatiunii si datele cantitative si valorice. Existenta unei facturi nu transforma o cumparatura personala intr-o cheltuiala a activitatii. Continutul documentului si folosirea efectiva trebuie analizate impreuna.
Pentru contabilitatea in partida simpla, Ordinul nr. 170/2015 reglementeaza Registrul-jurnal de incasari si plati si Registrul-inventar. Operatiunile se inregistreaza cronologic, pe baza documentelor justificative, iar bunurile, drepturile si obligatiile activitatii se evidentiaza in Registrul-inventar.
PFA-urile pentru care venitul se stabileste in sistem real completeaza si Registrul de evidenta fiscala. Potrivit Ordinului nr. 3.254/2017, acesta poate fi tinut in forma scrisa sau electronica si trebuie sa permita identificarea veniturilor si cheltuielilor folosite la determinarea venitului net anual.
Registrele si documentele justificative se pastreaza timp de 5 ani, calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui in care au fost intocmite. Regula a fost introdusa in contabilitatea in partida simpla prin Ordinul nr. 1.447/2023. Documentele pentru bunuri cu o durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe durata de utilizare a acestora.
Atunci cand numarul documentelor creste sau apar achizitii cu utilizare mixta, serviciul de contabilitate PFA poate fi folosit pentru organizarea evidentei si incadrarea cheltuielilor in categoriile aplicabile.
Categorii uzuale de cheltuieli deductibile PFA
Normele de aplicare a Codului fiscal ofera exemple de cheltuieli care pot fi deduse atunci cand sunt efectuate pentru realizarea veniturilor si sunt documentate corespunzator.
Materii prime, consumabile si obiecte de inventar
Pot intra aici materialele folosite pentru produse sau servicii, marfa destinata revanzarii, consumabilele si obiectele necesare activitatii. Exemplul concret depinde de domeniu: materiale pentru productie, papetarie, accesorii tehnice sau produse folosite pentru executarea serviciilor oferite clientilor.
Spatiu de lucru si utilitati
Chiria pentru spatiul in care se desfasoara activitatea, energia, apa si serviciile de telecomunicatii pot fi deductibile. Daca un imobil este folosit si personal, se deduce numai partea aferenta activitatii. Normele permit luarea in calcul a cheltuielilor de functionare si atunci cand documentele sunt emise pe numele proprietarului, daca spatiul este folosit pentru activitate si exista documente care sustin situatia.
Servicii, software si costuri bancare
Serviciile prestate de terti pot include contabilitatea, gazduirea unui site, aplicatiile folosite in activitate, serviciile tehnice sau alte abonamente necesare. Comisioanele bancare si dobanzile pentru creditele acordate de institutii care desfasoara activitate de creditare cu titlu profesional pot fi deductibile daca imprumutul este folosit pentru activitate. Pentru imprumuturile primite de la alte persoane se aplica limita prevazuta la art. 68 alin. (5) lit. n) din Codul fiscal. Suma imprumutata care este rambursata nu reprezinta cheltuiala deductibila.
Promovare si pregatire profesionala
Cheltuielile de reclama si publicitate pot acoperi promovarea serviciilor sau produselor, realizarea materialelor publicitare si campaniile folosite pentru atragerea clientilor. Cursurile, perfectionarea profesionala, congresele si intalnirile profesionale pot fi incluse atunci cand au legatura cu activitatea desfasurata.
Transport, cazare si vehicule
Transportul si cazarea contribuabilului pot fi deductibile pentru deplasari efectuate in scopul activitatii. Pentru autoturisme se aplica reguli separate, in functie de utilizarea exclusiva sau mixta. Bonurile, facturile si traseele trebuie corelate cu scopul deplasarii.
Salariati si asigurari
Pentru un PFA care are angajati, cheltuielile salariale si contributiile datorate in calitate de angajator pot fi deductibile. Primele de asigurare sunt acceptate numai in situatiile prevazute de Codul fiscal, precum asigurarea bunurilor activitatii, a bunurilor folosite prin inchiriere sau leasing si asigurarea de risc profesional.
Echipamente si bunuri amortizabile
Cumpararea unui laptop, a unui utilaj sau a altui bun folosit o perioada mai lunga nu inseamna automat deducerea integrala in momentul platii. Daca bunul este amortizabil, costul se recupereaza prin amortizare, potrivit regulilor din Codul fiscal. Incadrarea depinde de caracteristicile bunului si de modul in care este folosit.
Limite si cazuri care necesita analiza individuala
Unele cheltuieli sunt recunoscute numai in limitele stabilite de art. 68 alin. (5) din Codul fiscal:
| Categoria | Limita aplicabila |
|---|---|
| Sponsorizare, mecenat si burse private | 5% din baza de calcul prevazuta la art. 68 alin. (6) |
| Protocol | 2% din baza de calcul prevazuta la art. 68 alin. (6) |
| Cheltuieli sociale | Pana la 5% din valoarea anuala a cheltuielilor cu salariile personalului |
| Contributii la fonduri de pensii facultative platite in scop personal | Echivalentul in lei a 400 euro anual pentru fiecare persoana |
| Asigurari voluntare de sanatate si abonamente medicale platite in scop personal | Echivalentul in lei a 400 euro anual pentru fiecare persoana |
| Cheltuieli pentru vehicule care nu sunt folosite exclusiv in activitate | Deductibilitate limitata la 50% |
Pentru limitele exprimate in euro, transformarea in lei se face la cursul mediu anual comunicat de Banca Nationala a Romaniei pentru anul in care a fost efectuata plata. Baza pentru sponsorizare si protocol este diferenta dintre venitul brut si cheltuielile deductibile, fara cheltuielile de sponsorizare, mecenat, burse private si protocol.
Autoturism folosit si personal
Cand vehiculul nu este utilizat exclusiv pentru activitate, deducerea cheltuielilor aferente este limitata la 50%. In limita de 50% intra si cheltuielile direct legate de vehicul, inclusiv RCA, impozitul local, inspectia tehnica periodica si rovinieta. Cheltuielile de functionare, intretinere si reparatii sunt deductibile, in conditiile Codului fiscal, pentru cel mult un autoturism aferent fiecarei persoane.
Pentru deducerea integrala a cheltuielilor unui vehicul folosit exclusiv in activitate, normele cer documente justificative si foaie de parcurs. Aceasta trebuie sa includa cel putin categoria vehiculului, scopul si locul deplasarii, kilometrii parcursi si norma proprie de consum.
Cheltuieli cu utilizare mixta
Telefonul, internetul, chiria, energia sau echipamentele folosite atat pentru activitate, cat si personal se deduc numai pentru partea aferenta activitatii. Codul fiscal nu stabileste un procent general pentru toate aceste situatii. Proportia trebuie sa poata fi explicata prin modul real de utilizare si prin documentele disponibile.
Cheltuieli care nu se deduc
Articolul 68 alin. (7) exclude, printre altele:
- bunurile si sumele folosite personal de contribuabil sau de familia sa;
- impozitul pe venit datorat de contribuabil;
- amenzile, dobanzile si penalitatile datorate autoritatilor;
- ratele aferente creditelor;
- donatiile;
- costul de achizitie sau productie al bunurilor amortizabile, care se recupereaza prin amortizare.
O cheltuiala aflata la granita dintre uz personal si activitate, o achizitie importanta, un vehicul sau un spatiu folosit mixt necesita analiza documentelor si a modului efectiv de utilizare. Clasificarea nu ar trebui facuta numai dupa denumirea produsului de pe factura.
Intrebari frecvente despre cheltuielile deductibile PFA
Cheltuielile deductibile reduc taxele unui PFA la norma de venit?
Nu in acelasi mod ca in sistem real. Pentru activitatile impozitate la norma de venit, impozitarea porneste de la norma aplicabila, iar cheltuielile efective nu sunt scazute individual pentru determinarea venitului net.
Este suficienta factura pentru deducerea cheltuielii?
Factura este un document important, dar cheltuiala trebuie sa fie legata de activitate, platita si incadrata potrivit regulilor categoriei sale. Pentru anumite operatiuni sunt necesare si contracte, dovezi de plata, foi de parcurs sau documente de amortizare.
Se poate deduce chiria locuintei in care functioneaza PFA-ul?
Poate fi luata in calcul partea folosita pentru activitate, daca situatia este sustinuta prin documente. Atunci cand locuinta este folosita si personal, cheltuiala nu se deduce integral numai pentru ca adresa este declarata ca sediu profesional.
Un laptop se deduce integral in anul cumpararii?
Nu exista un raspuns unic pentru orice laptop. Tratamentul depinde de incadrarea bunului si de regulile de amortizare. Daca este folosit si personal, trebuie analizata si partea aferenta activitatii.
Cheltuielile deductibile PFA se stabilesc pornind de la scopul platii, documentele disponibile si modul real de utilizare. O evidenta actualizata pe parcursul anului face mai usoara separarea costurilor integral deductibile, a celor limitate si a cheltuielilor personale.
Concluzie
Pentru un PFA in sistem real, cheltuielile pot fi deduse numai daca au legatura cu activitatea, sunt sustinute prin documente si respecta limitele aplicabile. Pentru organizarea evidentei contabile si a documentelor, Stradex ofera servicii de contabilitate PFA.